¿Cómo elegir la impresora multifuncional adecuada?
Te han asignado la tarea de encontrar una impresora multifunción (multifunction printer, MFP) para tu empresa. Has empezado a investigar un poco en Internet y, seguramente, a hablar con algunos proveedores. Pero la búsqueda resulta confusa: hay una gran cantidad de marcas y modelos con diferentes características y capacidades.
La gran pregunta es: ¿Cómo elegir la impresora multifunción más adecuada para tu negocio?
La compra de una impresora multifunción puede ser una decisión de inversión importante, por lo que conviene tomarse el tiempo necesario para evaluar seriamente las opciones. En este artículo, te damos algunos consejos sobre cómo elegir la impresora multifunción que mejor se adapte a las necesidades y preferencias específicas de tu empresa.
¿Qué es una impresora multifuncional?
Una impresora multifuncional es un dispositivo multitarea pequeño y compacto que puede imprimir, escanear, enviar faxes y copiar. Esto ahorra una cantidad considerable de espacio en la oficina, ya que basta con una sola máquina para realizar varios trabajos.
Este tipo de impresoras son muy populares entre las empresas grandes y pequeñas preocupadas por el presupuesto, debido a su bajo coste de compra y funcionamiento. Con todas las funciones en un solo dispositivo, no solo se ahorra en las facturas, sino también en consumibles. Además, son fáciles de configurar y mantener.
Aspectos a tener en cuenta a la hora de elegir una impresora multifunción
Es importante elegir la impresora multifunción que mejor se adapte a tu negocio: una que cumpla con tus requisitos, que se integre bien con los sistemas actuales y que te ahorre tiempo y dinero a largo plazo. A continuación, indicamos algunas de las cosas que debes tener en cuenta:
Las necesidades de impresión de tu empresa
Estas son algunas de las preguntas que pueden ayudarte a evaluar las necesidades de impresión de tu empresa:
- ¿Vas a imprimir documentos en color o en blanco y negro?
- ¿Cuánto se imprime en tu empresa?
- ¿Qué calidad de impresión necesitas?
- ¿Cuántos usuarios tienes y cuáles son los requisitos de conectividad en tu oficina?
Una vez que tengas una idea más clara de tus requisitos de impresión, te resultará más fácil determinar las funcionalidades que le irían bien a tu empresa
Gastos de impresión a largo plazo
Si vas a comprar una impresora multifunción, debes tener en cuenta el coste total de propiedad. Esto no solo incluye el precio de compra, sino también los gastos a largo plazo, como consumibles y costes de mantenimiento y reparación.
Si necesitas ayuda para calcular el coste total de propiedad (total cost of ownership, TCO) de tus dispositivos y consejos sobre cómo reducir significativamente los costes continuos durante la vida útil de tus impresoras, no dudes en ponerte en contacto con un distribuidor de Kyocera. Una cosa que recomendamos es evaluar tu impresora multifunción basándote en algo más que el precio de compra: también hay que pensar en que los costes de una impresora pueden ser dos o tres veces la inversión inicial.
Solicita tu TCO, sin costo, ni compromiso!!!
Impacto medioambiental
¿Es la impresora multifunción ecológica? Piensa en marcas que apoyen la reducción de la huella de carbono en la fabricación, distribución, mantenimiento y eliminación/reciclaje de los dispositivos multifunción. La velocidad y la calidad de la impresión son importantes, pero la eficiencia energética también lo es. Un dispositivo energéticamente eficiente es bueno para el medio ambiente y, al mismo tiempo, reduce los costes generales de impresión. Las impresoras de Kyocera, por ejemplo, incluyen la tecnología ECOSYS sin cartuchos, capaz de imprimir hasta 600 000 páginas sin necesidad de reemplazar el tambor de impresión. Esto se traduce en un menor coste de los consumibles y en una reducción considerable de los residuos.
Soporte para tu impresora multifunción
¿El fabricante proporciona estándares de servicio y soporte por escrito para sus dispositivos multifunción? Asegúrate de leer estos documentos detenidamente.
¿Incluyen estos estándares de servicio el coste del mantenimiento periódico y consumo/disponibilidad, actualizaciones de software/compatibilidad? Dependiendo de tus necesidades comerciales, los servicios de impresión gestionados de Kyocera pueden ser una buena solución para garantizar que dispones de una impresora multifunción duradera, rentable (menos averías o problemas de software) y bien mantenida.
Impresoras multifuncionales fáciles de usar y de fácil integración con otras aplicaciones
En un entorno empresarial frenético, la facilidad de uso de un equipo es esencial. Así pues, asegúrate de elegir una impresora multifunción que sea fácil de usar. Solicita una demostración del proveedor: esto te ayudará a evaluar las funcionalidades, la velocidad y la calidad de la impresora.
Además, piensa en lo que tu empresa necesita en términos de conectividad de la impresora: USB, tarjetas de memoria, Bluetooth, integración de red y AirPrint o cualquier otro software que se utilice para imprimir documentos en tu oficina. En todos estos requisitos de conectividad, también debes asegurarte de cumplir con las políticas de seguridad de la información de la empresa.
La impresora multifunción debe ser fácil de usar, capaz de integrarse con los sistemas actuales y proporcionar la seguridad de datos y documentos adecuada para tu empresa.